Die Anforderungen an das künftige CMS
Im Rahmen einer CMS Evaluation sind vor allem die Anforderungen der unterschiedlichen Stakeholder an das Content Management System relevant. Diese gilt es in der Projektphase der Anforderungsaufnahme systematisch zu ermitteln und zu bewerten. Alle Anforderungen müssen gleichermaßen aufgenommen und entsprechend unterschiedlicher Bewertungskriterien priorisiert werden. So muss insbesondere zwischen essenziellen und unabdingbaren Anforderungen und im Alltag selten genutzten und unwichtigeren Funktionen unterschieden werden.
Wir teilen die Anforderungsaufnahme in folgende Bereiche:
Technologische Anforderungen an das CMS
Hier werden insbesondere Anforderungen an den Betrieb, die Infrastruktur und ggf. benötigte Schnittstellen zu anderen Systemen berücksichtigt.
Redaktionelle Anforderungen an das CMS
In diesem Bereich geht es um Anforderungen, welche für die tägliche Arbeit mit dem System relevant sind. Dies sind insbesondere Anforderungen an das Pflegen von bestehenden und neuen Seiten und Inhalten sowie den Umgang mit Übersetzungen und Medien. Vor allem für umfassendere Anwendungen und größere Teams sind auch spezifische Anforderungen an Prozesse und Workflows oft von großer Relevanz.
Anforderungen betreffend der Informationsarchitektur
Einige Web-Anwendungen haben sehr spezielle und teilweise anspruchsvolle Anforderungen an beispielsweise die Navigationsstruktur oder die Wiederverwendbarkeit von Inhalten. Diese müssen bei der Bewertung und Auswahl eines geeigneten Content Management Systems (CMS) ebenso berücksichtigt werden wie die Anforderungen an Mehrsprachigkeit und Internationalisierung - z.B. die Verwendung von Sprach- und oder Länderversionen.
Anforderungen an das Design und die erweiterte Funktionalität
Einige Anforderungen an die Darstellung von Strukturen und Inhalten oder den Umgang mit der Darstellung unterschiedlicher Inhalte auf unterschiedlichen Devices bringen oft sehr spezifische Anforderungen an ein CMS mit sich. Auch gehören Funktionen wie Formulargeneratoren, personalisierten Inhalten oder E-Commerce-Funktionalitäten nicht gleichermaßen zu den Kernkompetenzen aller Content Management Systeme.
Systeme und Tools
Oft werden für eine Website oder auch ein Intranet oder Extranet sehr spezifische Anforderungen gestellt, welche kaum oder vielleicht sogar kein System im Standard mit sich bringt. An dieser Stelle ist es wichtig diese Funktionen zu kennen und die Möglichkeit diese in das künftige CMS zu integrieren zu berücksichtigen.
Lizenzen und Kosten
Bei der Auswahl des geeigneten CMS sind letztlich auch die Anschaffungs- sowie Betriebskosten nicht zu vernachlässigen. Hierbei achten wir insbesondere darauf auch die laufenden Kosten für mind. 3 Jahre zu kalkulieren, da vermeintlich günstige Open Source Systeme durch die Vielzahl teilweise aufwändiger Updates oft im Betrieb deutlich teurer werden, als ursprünglich angenommen wird.
Die CMS Shortlist
Ist eine erste Auswahl potenzieller Systeme getroffen werden diese für alle aufgenommenen Anforderungen bewertet und analysiert. Meist bleibt nach dieser Phase nicht ein System in der Auswahl welches allen Anforderungen in Gänze genügt. Oft bleiben eine Handvoll Systeme, welche die Anforderungen grundsätzlich abdecken jedoch in Teilbereichen mehr oder weniger stark sind.
Wir liefern Ihnen hier eine Auswahl an grundsätzlich zu den Anforderungen passenden Content Management Systemen. Die Stärken und Schwächen werden anhand der Priorisierung der gemeinsam aufgenommenden Anforderungen herausgestellt und zur Diskussion und Entscheidung aufbereitet.
CMS Vorstellung und Präsentation
Im letzten Schritt vor einer Entscheidung für das eine Content Management System für die kommenden Jahre schauen wir uns gemeinsam mit Ihnen die Systeme im Detail an. Wir schauen uns die für sie relevanten Funktionen und Prozesse im System an und wählen so letztendlich gemeinsam das geeignete System für ihre neue Web-Anwendung aus.
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